Einkaufsmanager Verhandlung der Verträge

Die psychologischen Tricks der Einkäufer Teil 2

Einer der gefährlichsten Tricks der Einkaufsmanager um Verträge zu verhandeln – und wie Sie den Spieß umdrehen

Einkaufsmanager planen genau wann sie Zugeständnisse machen und auch in welcher Höhe. Die Formulierungen sind genau gewählt, damit sie sich in Verhandlungen Vorteile verschaffen können. Diese Taktiken können Sie als Verkäufer genauso anwenden.

Verträge und Verhandlung der Einkäufer und Verkäufer

Einkaufsmanager Trick: Zeitdruck erzeugen

Ein oft genutzter Trick ist es Zeitdruck zu erzeugen. Die Ausschreibungsfrist wird sehr kurz angesetzt
Besser fahren Sie mit den folgenden Strategien:

1. Ausschreibungen und Verträge, in denen der Einkäufer die Laufzeit klar definiert

Legen Sie die Laufzeit konkret fest, z. B. 120 Tage oder 1 Jahr. Dann kann Ihnen der Einkäufer nicht mehr kurzfristig kommen „Ich habe ein besseres Angebot. Was können Sie tun?“

2. Wichtige Verträge sollten nicht zum Jahreswechsel oder mitten in der Urlaubszeit enden

Vermeiden Sie, dass wichtige Verträge zu diesen Zeitpunkten enden, denn dann fehlt Ihnen meist die Zeit für Nachverhandlungen und/oder die richtigen Ansprechpartner sind im Urlaub. Häufig fragen Einkäufer 3 Monate vor Vertragsende den Außendienst ob sie die Verträge verlängern wollen. Und natürlich nur zu besseren Konditionen, ansonsten müsse der Einkauf die Geschäftsbeziehung beenden.

Auf den Zeitdruck-Trick hat der Einkaufsmanager keine Urheberrechte. Sie können ihn als Verkäufer genauso benutzen.

Einkaufsmanager Trick: Ausschreibung

Verkäufer und Einkaufsmanager

Der Lieferant hat für eine Ausschreibung angeboten. Der Einkaufsmanager lädt die Lieferanten noch einmal ein. Er führt sie in ein Zimmer und sagt: „Sie haben jetzt 20 min. Zeit nochmal zu kalkulieren und dann Ihren besten letzten Preis abzugeben!“

Wichtig um hier nicht unter Druck zu kommen ist, vorher alles durchkalkuliert zu haben, um den besten Preis abgeben zu können.

Einkaufsmanager Trick: Stress erzeugen

Dem Einkaufsmanager ist bewusst, dass Stress automatisch Fehler erzeugt. Und demnach nutzt er auch genau diesen Zusammenhang. In der Preisverhandlung lässt er sie gegen das Licht schauen und sagt „Es blendet doch nicht oder?“. Oder laufend wird die Verhandlung durch Störungen wie Handyklingeln oder ein Mitarbeiter kommt zur Tür herein, gestört. Mit provozierten Konflikten provoziert er Fehler in der Verhandlung.

Oder auch diese Good guy – Bad guy Spiel am Verhandlungstisch. Der Einkäufer sitzt in der Mitte und sagt Ihnen: „Ich schreibe mit, was Sie mir sagen. Und ich werde sie darauf festnageln.“ Ein Fachexperte fragt sie fachliche Dinge auf eine nette Art und Weise und gibt Ihnen damit ein beruhigendes Gefühl. Der 2. Fachexperte funkt mit Fragen dazwischen, die gar nichts mit diesem Thema zu tun haben. Diese Art der Fragen sind sehr fordernd und aggressiv.

Nachvollziehbar, dass sich einige Verkäufer dadurch unter Stress setzen lassen und etwas zugetehen, was sie normalerweise nicht machen würden.

Beachten Sie:

Je mehr dieser Spiele Sie kennen, desto weniger werden diese Sie unter Stress setzen und damit zu Fehlern verleiten.

P.S. Kennen Sie Ihre Stärken in Verhandlungen machen Sie den Selbsttest und holen Sie sich hier die Checkliste

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Die psychologischen Tricks der Einkäufer

Welche Tricks Einkäufer gerne anwenden, um das meiste für Ihr Unternehmen bei einer Einkaufsverhandlung herauszuholen, und wie sie dahinter blicken erfahren Sie hier. Der Einkauf ist angehalten die besten Konditionen für sein Unternehmen herauszuholen. Und dafür fallen ihm einige psychologische Tricks in ihrer Preispolitik ein.

Psychologischer Trick 1: Einkäufer werden von Außendienstlern als kaum durchschaubar eingeschätzt

Wenn ein Einkäufer für den Verkäufer nicht durchschaubar ist, dann wird es natürlich schwer für den Verkäufer eine emotionale Bedingung aufzubauen. Und gerade da wir zu über 90% emotional entscheiden, wollen Verkäufer eine Beziehung zu ihren Einkäufern aufbauen. Zum Teil wird das sogar bewusst reduziert von Unternehmen. Sie erhöhen einfach die Rotation der Jobs in den Einkaufsabteilungen und schon ist es nahezu unmöglich eine langfristige Beziehung zu dem Einkäufer aufzubauen.

Eine zu große emotionale Bindung torpediert Preisverhandlungen.

Ulrike Knauer

Psychologischer Trick 2: Der Einkauf erzeugt einen künstlichen Wettbewerbsdruck unter den Lieferanten.

Einkaufsverhandlungen

Die oberste Richtlinie für einen Einkäufer ist: „Wir sind nicht auf Euch angewiesen.“ Es geht hier um die anzipierte Machtposition und auf gar keinen Fall den Eindruck hinterlassen, dass dieser Lieferant der Einzige ist, bei dem ich als Einkäufer kaufen kann. Das ist die Botschaft, die der Einkauf dem Außendienst von Anfang an vermittelt. Dabei lässt sich dder Einkauf häfuig nur zum Schein auf eine partnerschaftliche Beziehung ein. Kennen Sie die Situation? Sie bekommen vom Einkauf einen lukrativen Auftrag versprochen. Sie investieren viel Zeit in die Bedarfsanalyse und in die Kalkulation. Am Ende hören Sie vom Einkäufer, dass der Lieferauftrag an einen Mitbewerber gegangen ist. Sie können sich ja bei der nächsten Ausschreibung wieder beteiligen.

Psychologischer Trick 3: Einkäuferinnen und Einkäufer sitzen mit einem Pokerface am Verhandlungstisch

Selbst wenn der Einkauf mit den Konditionen nach der Einkaufsverhandlung zufrieden sind, zeigen sie keine Reaktion. Die Vorgehensweise ist so, dass jede Verhandlung immer die Chance haben muß, zu scheitern. Und das sogar in der letzten Minute. Die vermutete Taktik hinter dieser Listdahinter ist, dass der Verkäufer schon jetzt für die nächste Verhandlung etwas schockiert und verunsichert werden soll.

Psychologischer Trick 4: Das Spiel mit der Zeit durch den Einkauf

Häufig fragt der Einkauf nach der Einkaufsverhandlung um eine Fristverlängerung. Und wenn der Verkäufer diesem späteren Termin zustimmt, so kommt schon wieder ein neues Spiel. Plötzlich soll die Lieferung kurzfrstig erfolgen, da sich beim einkaufenden Unternehmen plötzlich Veränderungen ergeben haben. „Und alles immer unter der Androhung, dass der Auftrag sonst an einen anderen Lieferanten geht“.

Psychologischer Trick 5: Wenn der Einkauf Vereinbarungen nicht einhält

Stellen Sie sich vor, Sie haben für eine definierte Menge die Preise vereinbart. Nun geht es um die Lieferungen und plötzlich sind diese Mengen nicht mehr erforderlich. Es haben sich unerwartete Änderungen beim Einkaufsunternehmen ergeben. Die Konditionen für die reduzierten Mengen erfolgen zu dem ursprünglich verhandelten Konditionen.

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Einkäufer – wie erfolgt die Entscheidung?

Entscheidung mit Emotion und Ratio im Einkauf und Verkauf

Wir nehmen beim Treffen einer Einkaufsentscheidung Bewertungen vor. Der Mensch trifft ca. 20 000 Entscheidungen pro Tag und hierfür hat unser Gehirn hochkomplexe Bewertungsprozesse. Dabei gibt es nun 2 Entscheidungssysteme in unseren Gehirn – die Intuition und die Ratio kombiniert mit Empathie. Oft ist gerade die Intuiton etwas verwirrend und nicht klar greifbar.

Bewusste Entscheidung ist kein linearer Prozess im Einkauf und Verkauf

Bewusste Entscheidungen sind kein linearer Prozess sondern eher ein Kreis der Gedanken der in ein Weltbild führt. Die erste Entscheidung läuft über den Bauch – also über die Intuition. Dies ist unser emotionales Entscheidungssystem, welches das ältere unserer Entscheidungssysteme ist. Das ist auch nachvollziehbar, da wir in der Steinzeit blitzschnell zwischen Angriff und Verteidigung entscheiden mussten. Dafür war eine langwierige Abwägung der Optionen nicht möglich. Unsere Emotionen brauchen ca. 350 Millisekunden um aktiv zu werden. Im 2. Schritt erzeugt das Kognitionssystem die Handlung aus der emotionalen Entscheidung.
Somit ist die Entscheidung, die ca. 350 Millisekunden (also sofort) nach der Stimulierung erfolgt, ausschließlich auf der Intuition basiert. Dies wird normalerweise aktiv in den Entscheidungsprozess mit integriert. Im 2. Schritt werden dann Beweise auf der rationalen Ebene gesucht, um diese intuitive Entscheidung auch zu rechfertigen, da in unserem unternehmerischen System von Einkauf und Verkauf eine rein intuitive Entscheidung weder akzeptiert wird noch praktikabel ist. So wird versucht dem Verstand eine zentrale Rolle zu geben.

Was muss der Verkäufer nun tun um diese intuitive Einkaufsentscheidung zu beeinflussen?

Wenn wir von uns selbst ausgehen kaufen wir lieber bei Menschen, welchen wir vertrauen. Also geht es bei der Entscheidung darum genau dieses Vertrauen aufzubauen über eine werteorientierte Persönlichkeit, die einschätzbar ist und integer. Vertrauen entsteht schneller, wenn Sympathie vorhanden ist zwischen dem Einkäufer und dem Verkäufer. Wir reagieren auch hier intuitiv darauf wie ähnlich uns eine Person ist.
Viele Verkäufer nutzen dies, indem sie sich an den Gesprächspartner anpassen in der Stimme, Wortwahl oder Körpersprache. Das kann manchmal schwierig werden, wenn es in die Richtung der Schauspielerei geht und der Verkäufer somit nicht mehr authentisch ist.
Der effektivere Weg um Vertrauen aufzubauen, ist sich für den Einkäufer wirklich zu interessieren. Ein Grundbedürfnis von Menschen ist, erst einmal selbst verstanden zu werden bevor sie bereit sind auch das Gegenüber zu verstehen. Wahres Interesse an der Person des Einkäufers und an den Bedürfnissen des Einkäufers schafft genau dieses Interesse!

Ego- Trip funktioniert nicht bei der Einkaufsentscheidung

Wenn ein Verkäufer nur sich selbst und seinen Umsatz sieht, wird der Einkäufer dies intuitiv auch spüren. Der interessiert sich nicht für mich sondern hat nur seine eigenen Bedürfnisse und Ziele im Auge. Natürlich ist es wichtig sein Ziel im Auge zu behalten – dennoch lohnt es sich in die Welt des Einkäufers zu gehen um ihn wirklich verstehen zu können. Und das geht nur über wahres Interesse ohne ungefragte Tipps oder einer Präsentation zu starten ohne zu wissen ob dies für den Einkäufer von Nutzen ist und ihn interessiert.
Das Arbeiten an der verkäuferischen Fähigkeit Interesse und der Empathie zu haben, kombiniert mit einer guten Fragetechnik bringt hier den Erfolg und entwickelt gleichzeitig die eigene Persönlichkeit weiter. Und das ist Ihre Fähigkeit sich zu interessieren, Fragen zu stellen und Empathie zu haben, abhängig von:

  • der Situation in der Sie sind
  • und dem Menschen mit dem Sie sprechen.

Verhandlungen führen

Verhandlungen führen

„Uns geht’s schlecht.“ Diese Aussage hören Verkäufer immer wieder, wenn sie Verhandlungen führen. Und werden mit der Forderung konfrontiert: „Sie müssen uns mit dem Preis entgegenkommen, sonst ….“ Entsprechend verhandlungssicher müssen Verkäufer sein.
Oft sind es nur Schlagzeilen wie „Ölpreis schadet Wirtschaft…“die bewirken, dass ein Einkäufer ein wunderbares Klagelied anstimmt.
„Wie Sie wissen, steht es zur Zeit in der Wirtschaft schlecht. Das spürt auch unser Unternehmen. Unser Umsatz … “ Mit der automatischen Forderung: „Sie müssen Ihre Preise senken.“
Bei diesem Szenario werden Verkäufer ohne gute Vorbereitung, wenn Sie Verhandlungen führen viel zu oft als Verlierer aus der Verhandlung rausgehen, weil sie einfach manchmal nicht wissen, wie Sie reagieren können oder sollen.

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Verhandlungen führen

Einkäufer nutzen jede Krise zum „Pokern“

Jeder Einkäufer lotet aus – in schlechten Zeiten eben noch hartnäckiger:

  • Wie viel Spielraum hat mein Gegenüber?
  • Welche Zugeständnisse kann ich noch herausholen?

Es ist die Aufgabe eines Einkäufers. Und je besser dieser ist, desto mehr holt er im Rahmen Kosten-Nutzen für sein Unternehmen heraus.
Richtig, gehört – es geht nicht nur um den Preis es geht auch um Nutzen – also auch folgende Punkte die neben dem reinen Preis in Verhandlungen führen eine Rolle spielen:

  • Qualität der gelieferten Produkte/Problemlösungen
  • Welche „Leistungen“ sind enthalten
  • Lieferzeitpunkt, Liefertreue, Lieferort, just in time?
  • Zahlungsmodalitäten
  • Jahresbonus
  • und, und, und ….

Und genau darum geht es bei einer guten Vorbereitung für eine Verhandlung. Der Verkäufer möchte gute Preise erzielen – also muss er auch wissen, bzw. darüber nachdenken, wie das Interesse und welche Verhandlungspunkte der Einkäufer haben könnte mit den entsprechenden Reaktionen darauf. Je mehr „Futter“ also sprich Verhandlungsmasse er hat, desto besser wird er auch aussteigen können.

Möglichst große Verhandlungsmasse

Nicht zu vergessen: Die Analyse des Marktsegments sowie der Marktsituation des Kunden! – verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihnen der Einkäufer sagt, es geht ihm in der Branche gut!
Ist Ihr Kunde in einem schrumpfenden oder einem wachsenden Markt. Ist er innovativ und Marktführer… etc.
Analysieren Sie auch die Beziehung Ihres Unternehmens zum Kunden:

  • Welche Schwierigkeiten gab es?
  • Wie wurden sie gelöst?
  • Welche Umsätze sowie Erträge erzielte Ihr Unternehmen mit dem Kunden?
  • Welche Gratis – oder Serviceleistungen wurden von Ihnen erbracht?
  • Erstellen Sie eine Leistungsbilanz, damit Sie bei der Verhandlung sog. „Futter haben.

Maximal- und Minimalziel 

Erfolg beginnt im Kopf! Wenn Sie kein klares Maximalziel im Kopf haben, mit dem Sie in die Verhandlung gehen, werden Sie ganz sicher wesentlich weniger erreichen als mit. Meine Gedanken werden Wahrheit – haben Sie sicher schon gehört!
Schon geringe Preisnachlässe haben oft eine große Auswirkung auf die Rendite. Beispiel: Ein Zulieferer hat eine Umsatzrendite von fünf Prozent. Erzielt das Unternehmen im Verkauf nur ein Prozent niedrigere Preise, dann sinkt zwar auch der Umsatz nur um ein Prozent, der Gewinn sinkt aber um 20 Prozent. Entsprechend scharf sollten Sie Ihre Preise verteidigen.
Zeigen Sie ihrem Kunden am Anfang wirklich freundlich und nett, wie die Zusammenarbeit war bisher. Noch besser – lassen Sie Ihren Kunden das erzählen. Dann steht einer Fortsetzung ja nichts im Weg – soweit diese gut war!

Nicht Einschüchtern lassen!

War die Zusammenarbeit wirklich gut, wird der Kunde dies bestätigen – jedoch mit der Einschränkung „Wenn Sie uns preislich entgegenkommen“. Daraufhin wird der Kunde all seine Argumente nennen, warum in der aktuellen Marktsituation ein Preisnachlass unumgänglich ist – schließlich hat auch er sich auf die Verhandlung vorbereitet. Und häufig werden seine Ausführungen in Aussagen münden wie: „Mir liegt ein Konkurrenzangebot vor, das fünf Prozent günstiger ist als Ihr Angebot.“
Reagieren Sie auf diese Forderung weder panisch noch entsetzt. Schließlich zeigt die Tatsache, dass der Einkäufer mit ihnen spricht: Die Entscheidung ist noch nicht gefallen. Und: Der Preis ist offensichtlich nicht das einzige Entscheidungskriterium des Kunden. Entsprechend gelassen sollten Sie zum Beispiel erwidern: Ja, wir sind etwas teurer als manche Mitbewerber, denn wir … Vermeiden Sie das Wort „aber“ – das weckt geradezu die Lust des Einkäufers wieder einzuhaken – besser … Ja, und oder Ja, denn….
Erkären Sie warum Ihr Unternehmen zwar nicht der billigste, aber der preis-werteste Anbieter ist. Diese Argumentation kann zum Beispiel in der Aussage münden: „Deshalb können wir Ihnen 0,47 Prozent mit dem Preis entgegenkommen, wenn …..“ Nennen Sie also, wenn Sie Preisnachlässe anbieten, nie glatte Zahlen. Denn Ihre Preise sind scharf kalkuliert. Und knüpfen Sie den offerierten Nachlass stets an Bedingungen. Geben Sie nur, wenn Sie auch etwas bekommen!
Preisdifferenz relativieren und isolieren
Wenn Sie Ihrem Kunden nur einen so niedrigen Preisnachlass offerieren, wird dieser vermutlich entsetzt sein und eventuell sogar drohen: „Dann ist unsere Zusammenarbeit beendet.“ Bleiben Sie ruhig! Und ich hoffe Sie haben noch etwas in der Hinterhand – wie gesagt „Geben Sie nicht gleich alles“. Sie könnten erwidern: „Das haben wir uns gedacht. Aus diesem Grunde haben wir nochmals mit unseren Zulieferern verhandelt. Außerdem haben wir die Abläufe xy optimiert. Dadurch konnten wir unsere Kosten um über ein Prozent senken. Deshalb können wir Ihnen einen Nachlass von 1,47 Prozent geben, wenn ….“
Außerdem sollte der Verkäufer die Preisdifferenz möglichst isolieren – fangen Sie an in Euros konkret zu sprechen und nicht in %! Das hört sich gerade bei teuren Gütern viel besser und höher an.
Stimmt der Kunde Ihrem Rabatt zu, dann bitten Sie ihn um einen Vorschlag: „Was können Sie tun, damit die Preisdifferenz kompensiert wird?“ und SCHWEIGEN!
Generell gilt jedoch: Wenn Sie dem Kunden erst einmal gesagt haben „Das ist mein Preis“, dann müssen Sie diesen mit Händen und Füßen verteidigen. Zudem haben Sie einen Anker gesetzt und damit den Ausgangspunkt für die Verhandlung! Denn wenn Sie zu schnell einknicken, hat der Einkäufer das Gefühl: „Der wollte es mal probieren.“ Das belastet ihre Beziehung in der Verhandlung.

Verkauf vs Einkauf

Was sagen die Einkäufer zu uns Top-Verkäufern?

DAS GEHEIMNIS DES SPITZENERFOLGS IM VERKAUF – Verkaufstraining – und Buch

Verkauf! Nach wie vor ist nichts wichtiger und bedeutsamer als der Verkauf, denn hier das ist der Brennpunkt des Marktes und genau an dieser Stelle wird über Erfolg oder Nichterfolg einer Person oder eines Unternehmens entschieden.   Obwohl scheinbar das Rad nicht mehr neu erfunden werden muss, und über den Verkauf schon alles gesagt worden ist, ist es sinnvoll, über Verkauf nachzudenken, weil sich die Techniken des Verkaufs ständig weiterentwickeln, so wie sich unsere Welt ständig weiterentwickelt.   In der B2B-Verkaufsstudie der Infoteam Sales Process Consulting AG aus dem Jahr 2008 wurde analysiert, warum Verkäufer scheitern. Und dies wurde sowohl aus Einkäufer-, als auch als Verkäufersicht durchgeführt. Zusammengefasst lautet das Ergebnis der Studie, dass die Verkäufer ihre Professionalität deutlich überschätzen und Außendienstler ihr Vorgehen nur wenig reflektieren.   Einkäufer geben folgende Gründe für das Scheitern der Geschäftsanbahnung an:

  • Verkäufer haben die Bedürfnisse des Kunden nicht verstanden
  • Und damit auch nicht die beste Lösung angeboten
  • Erstgespräche sind oft schlecht vorbereitet
  • Der Nutzen für den Kunden wurde nicht quantifiziert
  • Das Angebot beinhaltet Kommunikationsdefizite
  • Geringe Verlässlichkeit der gegebenen Versprechen
  • Anfragen werden nur mit Verzögerung beantwortet
  • Mehrumsätze mit Stammkunden werden verschlafen

Die befragten Verkäufer meinten hingegen:

  • Der Kontakt war nicht mit dem richtigen Entscheider
  • Mitbewerber hatte besseren Preis
  • Mitbewerber hatte die bessere Lösung
  • Der Einstieg des Anbieters in das Auswahlverfahren erfolgte zu spät
  • Die Chemie zwischen den Beteiligten hat nicht gestimmt

Dabei ist es so leicht, viele dieser Fehler als Verkäufer zu vermeiden, Konsequenzen aus Misserfolgen zu ziehen und zu reflektieren. Holen Sie sich Feedback vom Kunden ein – auch bei gewonnenen Aufträgen! Dazu braucht es Mut und Selbstbewusstsein, um für sich selbst eine „Kultur der Selbstkritik“ aufzubauen. Oder gehen Sie in ein Vertriebstraining oder Verkaufstraining bei einem wirklichen Top Verkaufstrainer und lernen Sie die Kompetenzen im Verkauf um auch eine Abschlussquote im Verkauf von über 90% zu bekommen.

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