In der Akquise – Schicken Sie mir Unterlagen!
„Schicken Sie mir Ihre Unterlagen an info@…“ – dieser Satz ist einer der häufigsten Abwehrmechanismen in der Telefonakquise. Viele Verkäufer glauben, sie seien abgewimmelt worden. Doch in Wahrheit haben sie diese Reaktion oft selbst ausgelöst. Unsicherheit, Standardfloskeln und fehlende Nutzenargumentation machen es Empfang und Assistenz leicht, den Anruf einzuordnen – und abzuwehren. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum das passiert und wie Sie souverän am Empfang vorbeikommen und direkt mit dem Entscheider sprechen.
Inhalt
- Warum „Schicken Sie mir Unterlagen“ kein Zufall ist
- Wie Verkäufer sich in der Telefonakquise selbst entlarven
- Warum Empfang und Assistenz Verkäufer sofort erkennen
- Die typischen Floskeln, die zur Ablehnung führen
- Warum Sicherheit und Klarheit am Telefon entscheidend sind
- Die richtige Vorbereitung: Den Entscheider vorab recherchieren
- Wie Sie die Assistenz als Verbündete gewinnen
- Nutzen statt Ich-Botschaften in der Gesprächseröffnung
- Wie Sie direktes Interesse beim Entscheider wecken
- Kommunikation auf Augenhöhe als Schlüssel zum Erfolg
Warum „Schicken Sie mir Unterlagen“ kein Zufall ist
Wer kennt es nicht die Aussage bei der Telefonakquise: „Schicken Sie mir erst einmal Ihre Unterlagen an info@….“ Woran liegt das und wie kann ich genau das verhindern und direkt zum Entscheider kommen? Die meisten Verkäufer verursachen diese Antwort selbst, sie flehen geradezu danach abgelehnt zu werden. Das klingt komisch? Dieser Blog zeigt woran das liegt und wie wir genau diese Ablehnung in der Akquise vermeiden.
Wie Verkäufer sich in der Telefonakquise selbst entlarven
Interessant ist, dass die meisten Mitarbeiter einen Anrufer, der Akquise macht und etwas verkaufen will, sofort erkennen. Meist sagen sie dann „Schicken Sie mir mal Ihre Unterlagen an info@….“ und ich gebe das dann intern weiter. Das dies eher nie passiert ist auch klar! Sie wurden als unwichtiger Anrufer deklassiert und entsprechend behandelt.
Warum Empfang und Assistenz Verkäufer sofort erkennen
Wie erkennen Sekretärinnen oder auch die Zentrale, welche Telefonate wirklich wichtig sind, und welche ein reiner Verkäuferanruf der Akquise sind? Training und Erfahrung – sie haben ein Gespür dafür und kennen die Floskeln die von Vertretern häufig genutzt werden. Sie erkennen den Anruf eines Verkäufers, weil man schon hören kann, dass dieser einen Anruf nach dem anderen macht, um Termine zu vereinbaren oder irgendwelche Produkte zu verkaufen.
Die typischen Floskeln, die zur Ablehnung führen
Wie läuft jetzt häufig so ein Akquise Telefonat ab? Ich glaube, folgender Dialog ist durchaus realistisch in der Akquise am Telefon und genau dieses Telefonat entlarvt Verkäufer. Schauen wir uns das einmal an welche Floskeln so verwendet werden:
- Sekretariat: Guten Morgen! Firma XY, Gabriele Huber. Was kann ich für Sie tun?
- Anrufer: Ich hätte gerne mit dem Verantwortlichen für XY gesprochen.
- Sekretariat: Worum geht’s denn?
- Anrufer: Das müsste ich dann mit dem entsprechenden Herrn selbst besprechen …
- Sekretariat: Ich darf niemanden durchstellen. Bitte schicken Sie doch eine E-Mail an Info@…
Wer von Ihnen kennt solche Telefonate? Jede Sekretärin erkennt hier sehr schnell, dass dieses Telefonat nicht wichtig sein kann. Wir wehren uns gegen diese Standardfloskeln, die gefühlt 1000 x schon gesagt wurden. Das hat mit Interesse und Recherche vor der Akquise nichts zu tun.
Warum Sicherheit und Klarheit am Telefon entscheidend sind
Vielleicht lohnt es sich einmal aus der Sicht der Sekretärin die ganze Sache zu betrachten. Woran erkennt sie denn, ob dieses Telefonat nun wichtig
ist und sie durchstellen muss? Meine Erfahrung ist, dass Sicherheit und Klarheit des Verkäufers hier auch weiter bringt, neben einem guten Einstiegssatz, der individualisiert auf diesen Kunden erstellt wird, um das Interesse des Kunden auch zu wecken. Und damit meine ich nicht den Satz, den ich derzeit sehr häufig höre: „Sie haben doch sicher aus……“ Dieser Satz ist nur manipulativ und fördert kein Interesse.
„Ich darf niemanden durchstellen …“
Analysieren wir bitte diese Antwort. Die Telefonzentrale darf niemanden durchstellen? Ernsthaft? Wozu braucht man sie dann? Natürlich darf durchgestellt werden – aber nur, wenn klar ist, dass es sich nicht um einen unerwünschten Anruf handelt. Wer in der Telefonzentrale nach dem „Zuständigen“ fragt, der muss sich nicht wundern, wenn er abgewiesen wird. Nur Anfänger machen diesen Fehler.
Wer ist denn zuständig dafür, den richtigen Ansprechpartner zu finden? Die Zentrale?
Die richtige Vorbereitung: Den Entscheider vorab recherchieren
Wie finde ich nun heraus, wer mein Ansprechpartner ist? Und das ist immer derjenige der auch die Entscheidung treffen kann. Wenn Sie noch nicht wissen, wer das ist, dann recherchieren Sie. Das Netz bietet über Linkedin oder Xing viele Möglichkeiten den Entscheider und dessen Sekretärin herauszufinden.
Den Namen der Sekretärin finden Sie schnell heraus, indem Sie in der Zentrale anrufen und sagen, dass Sie der Sekretärin von Herrn Huber einen Brief schreiben möchten und sichergehen wollen, dass Sie deren Namen richtig schreiben. Sie bekommen dann den Namen und können, falls Sie nicht sofort durchgestellt werden, am nächsten Tag sich zur Sekretärin durchstellen lassen mit deren Namen. Häufig bekommen Sie dann die Frage: „Worum geht es?“ und dann sagen Sie ihr „Es geht um eine wichtige E-Mail von heute.“
Wie Sie die Assistenz als Verbündete gewinnen
Wir haben jetzt die Sekretärin Ihres Entscheiders am Telefon. Wie geht es weiter? Wie geht es Ihnen, wenn Sie jetzt eine Tirade an Möglichkeiten hören würde, was die Firma des Verkäufers Ihnen als Entscheider Gutes tun kann. Die Eröffnung am Telefon: „Ich bin…“, „Ich habe…“ oder „Ich will…“ ist nun wirklich nicht förderlich um das Interesse zu bekommen. Eher das Gegenteil ist der Fall, wir wären dann genervt.
Versuchen Sie es einmal so: „Angenommen, Herr >Entscheider< müsste sicherstellen, dass >Unternehmen< im Zusammenhang mit >Nutzenversprechen< noch immer eine führende Position im Wettbewerbsvergleich einnimmt – angenommen, das wäre sein Ziel –, wen bei Ihnen im Hause würde er damit beauftragen?“ Selbstverständlich ersetzen Sie >Führungskraft< und >Unternehmen< mit den richtigen Namen und fügen Ihr Nutzenversprechen ein.
Warum klappt diese Methode? Nun, die Assistenz hat üblicherweise die Aufgabe, wichtige Angelegenheiten vorzusortieren und sicherzustellen, dass Angelegenheiten auf den richtigen Schreibtischen landen. Deshalb dürften Sie auf diese Weise schnell und einfach erfahren, wer Ihr Ansprechpartner ist. Entweder wird die Assistenz sinngemäß sagen „Da kümmert er sich selbst darum“ oder Sie bekommen den Namen des richtigen Ansprechpartners: „Das ist die Verantwortung von Herrn Fachentscheider …“ In beiden Fällen haben Sie jetzt Ihren Gesprächspartner und können dort für die Akquise ansetzen.
Wie kann sich das Telefonat anhören, wenn Sie den Namen des Ansprechpartners bereits wissen und am Empfang anrufen:
- Empfang: Schönen guten Morgen! Hier ist Firma XY, Gregor Huber. Was kann ich für Sie tun?
- Sie: Guten Morgen. Hier spricht >Ihr Name<
- Pause
- Empfang: Ja, bitte?
- Sie: Ach so – also in meinem Kalender steht, dass ich jetzt einen Telefontermin mit Herrn habe …
- Empfang: Ein Moment. Ich stelle Sie durch …
Es kann so einfach gehen und sicher es ist ein Beispiel. Treten Sie beim Empfang genau so auf, wie wenn Sie wirklich einen wichtigen Telefontermin mit jemandem haben. Wie würden Sie dann sprechen, wie hört sich Ihre Stimme an und wie betonen Sie bzw. machen Sie Pausen? Sie werden sehr klar kommunizieren mit wem Sie sprechen möchten und das mit Selbstbewusstsein. Und das funktioniert viel besser als viele der Floskeln, die wir kennen.
Ihr Gesprächspartner ist die persönliche Sekretärin
Sie sind nun erfolgreich am Empfang vorbeigekommen und kommen zur Sekretärin Ihres Entscheiders. Wie hört sich das meist an:
- Sekretärin: Schönen guten Morgen, Sabine Krenn. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Anrufer: Schönen guten Morgen, mein Name ist Christoph Scholz von der XY GmbH. Ich hätte gerne mit Herrn Meier gesprochen.
- Sekretärin: Worum geht es bitte?
- Anrufer: Ja … also … das sollte ich wohl besser direkt mit Herrn Meier besprechen.
- Sekretärin: Schicken Sie mir doch vorab einfach Unterlagen, damit ich es ihm vorlegen kann? Wir würden uns dann bei Ihnen melden, wenn es für uns interessant ist …
Das ist sehr diplomatisches ausblocken des Anrufers. Jemand der wirklich mit Herrn Meier etwas wichtiges besprechen möchte, wird so nicht sprechen.
Jeden den wir im Vertrieb anrufen stellt sich zunächst eine einzige Frage bei Ihrer Akquise: „Was habe ich davon?“ oder auch „Lohnt sich die Zeit mit dieser Person zu sprechen, der mich gerade stört.“ Und genau diese Frage muss in am Anfang am Telefon beantwortet werden, und zwar so, dass Ihr Entscheider genau versteht, was er davon hat. Und das ohne lange Erklärungen zu nutzen.
Nutzen statt Ich-Botschaften in der Gesprächseröffnung
Also statt in der Akquise zu sagen „Ich bin von der Firma XY und ich habe ein Produkt und würde dies gerne in einem persönlichen Gespräch besprechen….“ wäre es viel einfacher und effektiver den Nutzen für den Entscheider zu erzählen. Aus seiner Sicht – nicht aus Ihrer. Also keine Ich-Sätze sondern immer was der Andere davon hat mit Ihnen zu sprechen. Gehen Sie davon aus, dass Sie stören, daher kommen Sie gleich zum Punkt.
Wie Sie direktes Interesse beim Entscheider wecken
Wie wäre es mit folgender Alternative:
- Entscheider: Schönen guten Morgen, Sabine Krenn. Wie kann ich Ihnen helfen?
- Sie: Guten Morgen Frau Krenn, Mein Name ist XY. Darf ich gleich zum Punkt punkten: Der Grund dieses Anrufs ist es, gemeinsam mit Ihnen in den nächsten 5 Minuten herauszufinden, wie wir künftig zusammenarbeiten können, um >passendes Nutzenversprechen< in die Tat umzusetzen. Und deshalb möchte ich Ihnen noch ein paar Fragen stellen – geht das in Ordnung? …
Kommunikation auf Augenhöhe als Schlüssel zum Erfolg
Wenn Sie das Gespräch so eröffnen, ist es genau die gleiche Form, wie ich Sie auch beim Gespräch mit dem Entscheider nutze. Sie gehen mit der Sekretärin genauso auf Augenhöhe um, wie Sie auch mit dem Entscheider umgehen würden. Sobald wir arrogant wirken und der Sekretärin eine Anweisung geben, stellen wir uns über Sie und sind nicht auf Augenhöhe. Die Folge ist, dass diese Person uns eher ausblockt und nicht durchstellt. Es ist eine Frage des Respektes, nicht einfach zu befehlen uns durchzustellen!
Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zum Entscheider bei der Akquise durchgestellt werden, wenn Sie meinen Vorschlag nutzen, steigt immens. Sie respektieren die Sekretärin mit ihrer Fachkompetenz und lassen sie entscheiden, ob das für ihren Chef auch wichtig ist. Erwarten Sie also, dass Sie bei dieser Vorgehensweise in den meisten Fällen direkt danach mit dem Entscheider sprechen.
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FAQ zu „In der Akquise – schicken Sie mir Unterlagen
Warum bekomme ich in der Telefonakquise so oft die Antwort „Schicken Sie Unterlagen“?
Weil der Anruf als typischer Verkaufsanruf erkannt wird. Standardfloskeln, fehlende Individualisierung und unsicheres Auftreten signalisieren sofort: Das ist ein Akquisegespräch ohne klaren Mehrwert.
2. Wie erkenne ich, ob ich mich selbst „entlarve“?
Wenn Sie mit Sätzen beginnen wie „Ich hätte gerne den Zuständigen gesprochen“ oder „Ich wollte nur kurz…“, wirken Sie wie jeder andere Verkäufer. Solche Formulierungen lösen automatisch Abwehr aus.
3. Wie komme ich am Empfang oder der Sekretärin vorbei?
Indem Sie vorbereitet sind, den Namen des Entscheiders kennen und klar kommunizieren, welchen konkreten Nutzen Ihr Gespräch bringt. Selbstbewusstsein und Präzision sind entscheidend.
4. Sollte ich der Assistenz direkt sagen, worum es geht?
Ja – aber aus Sicht des Entscheiders formuliert. Nicht was Sie verkaufen wollen, sondern welchen Mehrwert das Gespräch für das Unternehmen bringt.
5. Warum ist Nutzenargumentation in der Telefonakquise so wichtig?
Weil sich jeder Gesprächspartner unbewusst fragt: „Was habe ich davon?“ Wird diese Frage nicht sofort beantwortet, entsteht Widerstand.
6. Wie wirke ich am Telefon souveräner?
Sprechen Sie klar, machen Sie bewusste Pausen, verzichten Sie auf „Ich-Botschaften“ und treten Sie so auf, als hätten Sie bereits einen festen Termin. Ihre Stimme transportiert Ihre innere Haltung.
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